De beoordelende organisatie kijkt of de EVC-procedure voldoet aan de EVC-Kwaliteitscode 2.0. Ze stelt een rapport op.
Erkenning
Erkenning vindt plaats op domein of sectorniveau dan wel per EVC-branchekwalificatie.
Een erkenning wordt door het Nationaal Kenniscentrum EVC afgegeven op domein- of sectorniveau dan wel per erkende branchekwalificatie. Een domein en sector omvat meerdere inhoudelijke verwante standaarden. Er is gekozen voor een erkenningssystematiek op domein- of sectorniveau, omdat in de praktijk blijkt dat bepaalde onderdelen van de EVC-kwaliteitscode 2.0 van toepassing zijn op de hele organisatie van een EVC-aanbieder.
Hierdoor kan een EVC-aanbieder eenvoudiger een EVC-verklaring krijgen voor meerdere standaarden. Ook wordt op deze manier voorkomen dat een EVC-aanbieder, indien hij een standaard (tijdelijk) niet aanbiedt, de EVC-erkenning verliest. Alleen wanneer geen enkele standaard binnen een domein wordt uitgevoerd, en hierdoor de herbeoordeling op de uitvoeringspraktijk niet mogelijk is, is verlenging van de EVC-erkenning niet mogelijk.
Drie erkenningscategorieën
Er zijn drie erkenningscategorieën:
- Een EVC-erkenning voor een nieuwe instelling die op het moment van de aanvraag geen erkenning heeft als EVC-aanbieder.
- Een EVC-erkenning voor een domein waarvoor de EVC-aanbieder nog geen erkenning heeft (een nieuwe erkenning).
- Een verlenging van een reeds afgegeven EVC-erkenning (om erkend te blijven).
Erkenningstermijn
Een nieuwe EVC-aanbieder komt in aanmerking voor een erkenning van maximaal 6 maanden en/of de uitvoering van 10 procedures. In die periode zal door de Beoordelende Organisatie verder onderzoek gedaan worden naar de uitgevoerde EVC-procedures en op grond daarvan een advies geven.
Een EVC-erkenning is geldig voor de duur van 18 maanden. Er moet tijdig een verlenging worden aangevraagd (liefst 8 weken voor het verstrijken van de erkenning) om erkend te blijven als EVC-aanbieder. Ook de verlenging is voor de duur van 18 maanden. Wordt de aanvraagtermijn van 8 weken niet gehaald, dan is het aan het Nationaal Kenniscentrum EVC om te bepalen of de erkenning kan blijven bestaan of dat de erkenning tijdelijk wordt opgeschort.
Gerichte herbeoordeling
Bij de herbeoordeling door een beoordelende organisatie, die noodzakelijk is voor verlenging van de EVC-erkenning, ligt de focus op de onderdelen die betrekking hebben op het ervaringscertificaat, de assessoren en de interne kwaliteitszorg van de EVC-aanbieder tenzij er ten aanzien van de andere onderdelen uit de EVC-Kwaliteitscode 2.0 intrinsieke wijzigingen hebben plaatsgevonden die van invloed zouden kunnen zijn op de beoordeling en derhalve de erkenning.
Consequentie bij tekortschietende kwaliteit
Wanneer bij de herbeoordeling ten behoeve van de verlenging van de erkenning wordt geconstateerd dat er tekortkomingen zijn, verliest de EVC-aanbieder voor een periode van 12 maanden zijn EVC-verklaring voor het betreffende domein.
Documentatie aanleveren
De EVC-aanbieder verstrekt voor de beoordeling de volgende informatie aan de beoordelende organisatie:
- Een zelfevaluatie met betrekking tot de EVC-procedures per standaard waarvoor erkenning wordt aangevraagd. In die zelfevaluatie geeft de aanbieder een zelfbeoordeling op alle onderdelen van de Kwaliteitscode EVC. Ieder onderdeel van deze zelfbeoordeling moet worden onderbouwd.
Zie zelfevaluatieformulier voor EVC-aanbieders.
-
Een overzicht van aantallen verstrekte ervaringscertificaten per EVC-standaard in de afgelopen drie jaar. Op de informatie over EVC-procedures moet de officiële benaming van de relevante standaarden staan. Gaat het om Crebo- of Croho-standaarden, dan dient naast de officiële benaming ook de Crebo- of Croho-code per standaard te worden vermeld.
-
Aanvullende informatie en documentatie die naar het oordeel van de beoordelende organisatie relevant is om de beoordeling te kunnen uitvoeren en in het beoordelingsrapport de benodigde oordelen en onderbouwingen te kunnen geven met betrekking tot alle onderdelen van in de Kwaliteitscode EVC. Beoordelende organisatie maken hierover vooraf afspraken met de EVC-aanbieders zodat de aanvullende documentatie tijdens het beoordelende bezoek ter inzage ligt.
Onderzoeksteam
De beoordelende organisatie werkt met een onderzoeksteam. Dit team beoordeelt de documentatie van de aanbieder en voert een onderzoek uit bij de EVC-aanbieder.
In het onderzoeksteam is voldoende deskundigheid aanwezig met betrekking tot:
- actuele ontwikkelingen rond EVC;
- toetsing en beoordeling;
- de uitvoering van EVC-procedures.
Het onderzoeksteam voert in het kader van het onderzoek bij de aanbieder in ieder geval gesprekken met functionarissen die verantwoordelijk c.q. belast zijn met de verschillende aspecten van ontwikkeling, organisatie, uitvoering en rapportage van de betreffende EVC-procedures. Als de beoordelende organisatie dit voor het vormen van een goed oordeel noodzakelijk acht, kan het onderzoeksteam ook gesprekken voeren met EVC-deelnemers.
Beoordelingsrapport
Het beoordelingsrapport bevat in ieder geval de volgende onderdelen:
-
Naam instelling en/of EVC-aanbieder
- Datum rapportage
- Naam beoordelende organisatie
- Datum onderzoek ter plaatse
- Eindresultaat beoordeling: advies met betrekking tot het al dan niet in aanmerking komen voor erkenning EVC-procedures.
- Overzicht EVC-procedures waar de beoordeling betrekking op heeft, met daarbij de officiële benamingen van de landelijke standaarden (Crebo, Croho, branche), de officiële Crebo-/Croho-codes, dan wel de benaming en code van de erkende EVC-branchestandaarden en/of de erkende EVC-competentiestandaarden.
- Beschrijving van de gehanteerde werkwijze in de beoordeling, met daarin:
- beschrijving wijze eventuele steekproeftrekking en onderbouwing betrouwbaarheid steekproef;
- overzicht EVC-procedures in de gehanteerde steekproef;
- Per subcode van de EVC-Kwaliteitscode 2.0 een oordeel met korte, bondige onderbouwing.
- Eindoordeel/-conclusie; advies voor erkenning.
Ook in het kader van een verlengingsaanvraag wordt er een adviesrapport opgesteld. Bij een verleningsaanvraag en/of een aanvraag voor een nieuw domein/sector/EVC-branchestandaard kan er een beperkter rapport worden samengesteld. De Beoordelende Organisatie zal bepalen welke onderdelen in dat rapport worden toegelicht om tot een goed inzicht te komen ten aanzien van de kwaliteit van de werkwijze van de EVC-aanbieder. Mocht er sprake zijn van intrinsieke wijzigingen in de organisatie van de EVC-aanbieder, dan wel in de werkwijze e.d. dan zal de Beoordelende Organisatie daar een onderzoek naar doen en het Nationaal Kenniscentrum EVC van een advies voorzien om te bepalen of de bestaande erkenning kan worden gecontinueerd of dat er sprake is van een noodzakelijke beëindiging van de erkenning en eventueel te wijzigen erkenning.
Conceptversie
De beoordelende organisatie stuurt een conceptversie van het beoordelingsrapport naar de EVC-aanbieder met de mogelijkheid te reageren op de tekst van het rapport.
Definitieve versie
Na ontvangst van de reactie(s) van de EVC-aanbieder verwerkt de beoordelende organisatie de reacties. De beoordelende organisatie stuurt de (eventueel bijgestelde) definitieve versie van het beoordelingsrapport naar de EVC-aanbieder. In een begeleidend schrijven bij de (definitieve) versie van het beoordelingsrapport attendeert de beoordelende organisatie de EVC-aanbieder op de mogelijkheden van bezwaar en beroep tegen de beoordeling.
